Generuokite ir pasirašykite rezervacijos dokumentus

Aktyvus šablonas nustato dokumento maketą. Sugeneruotas dokumentas priklauso konkrečiai rezervacijai ir saugo jos užpildytus perdavimo duomenis bei parašų istoriją.

Sugeneruokite sutartį

1. Atverkite rezervaciją ir raskite Dokumentus.
2. Spauskite Generuoti sutartį ir pasirinkite reikiamą šabloną.
3. Peržiūroje patikrinkite rezervacijos, kliento, automobilio ir kainodaros duomenis. Užpildykite šablono prašomus laukus.
4. Užbaikite formą, kad dokumentas būtų sugeneruotas. Tada jo kortelėje spauskite Peržiūrėti ir patikrinkite rezultatą.

Jei rezervacija skirta tik klasei, pirmiausia priskirkite konkretų automobilį. Jei šablonas nesiūlomas, patikrinkite, ar automobilio klasei taikomas aktyvus šablonas, arba įkelkite naudojamą sutartį.

Užpildykite išdavimo ir grąžinimo duomenis

Perdavimo laukus naudojantys šablonai turi išdavimo ir grąžinimo etapus. Automobilio išdavimo ir priėmimo eiga atveria atitinkamą formą. Dokumente, kurio etapas dar neužpildytas, taip pat galite pasirinkti Atnaujinti išdavimo duomenis arba Atnaujinti grąžinimo duomenis.

Užpildykite prašomus laukus, pateikite arba aiškiai praleiskite prašomus parašus ir spauskite Išsaugoti. Rida ir kuro lygis paimami iš rezervacijos perdavimo rodmenų. Dokumente jų antrą kartą įvesti nereikia.

Paprašykite kliento parašo

Dokumente raskite reikiamą parašo etapą ir spauskite Prašyti parašo. Jei forma prašo, pridėkite darbuotojo parašą ir pasirinkite gavimo būdą:

• Kliento el. paštas išsiunčia pasirašymo prašymą nurodytu el. pašto adresu.
• Kliento nuoroda sugeneruoja pasirašymo nuorodą, kurią galite nukopijuoti ir išsiųsti patys.
• Susieta planšetė siunčia prašymą prieinamai, susietai planšetei. Šiai parinkčiai reikia sukonfigūruoto ir prisijungusio įrenginio.

Pateikite prašymą ir dokumente patikrinkite jo būseną. Laukiantį prašymą galite siųsti pakartotinai arba atšaukti. Pasirašymo prašymo atšaukimas neatšaukia rezervacijos. Jei siuntimas nepavyko, naudokite rodomą pakartotinio siuntimo ar gavimo būdo keitimo veiksmą ir patikrinkite rezultatą.

Išsiųskite arba atsisiųskite dokumentą

Spauskite Peržiūrėti, tada Atsisiųsti PDF, kad gautumėte išsaugotą dokumentą. Norėdami jį siųsti el. paštu, kortelėje arba peržiūroje pasirinkite laiško siuntimą, nurodykite gavėją, peržiūrėkite laišką ir išsiųskite.

Dokumento siuntimas el. paštu ir parašo prašymas yra atskiri veiksmai. Jei jūsų tvarkai reikia abiejų, patikrinkite abi būsenas.

Atnaujinkite sugeneruotą dokumentą

Pakeitus šabloną arba rezervaciją, jau sugeneruotas dokumentas automatiškai neperrašomas. Jei jam reikia dabartinio šablono ir rezervacijos duomenų, jo kortelėje pasirinkite generavimą iš naujo.

Šis veiksmas išlaiko anksčiau užfiksuotus perdavimo laukus ir parašus, bet gali pakeisti atvaizduotą dokumento turinį. Laukiantys parašo prašymai atšaukiami, todėl patikrinkite peržiūrą ir prireikus iš naujo paprašykite parašo. Dokumento numeris išlieka.

Ištrynus sugeneruotą dokumentą, pašalinama ir jo parašų istorija. Atidžiai patikrinkite patvirtinimą, ypač jei klientas jau pasirašė.

Sąskaitoms taikoma atskira eiga. Išrašytai sąskaitai naudokite sąskaitų taisymo vadovą.