Išdavimas ir grąžinimas

Nuomos pradžią ir pabaigą užfiksuokite rezervacijos puslapyje. Išdavimas žymi automobilio perdavimą klientui, o Priėmimas žymi jo grąžinimą. Šiame vadove aprašomas rezervacijos paruošimas, rida, degalai, automobilio būklė, perdavimo dokumentai, parašai ir galutinis mokėjimų likutis.

Abiem veiksmams rezervacijoje turi būti priskirtas automobilis. Priimant taip pat reikia išdavimo metu užfiksuotos ridos.

Prieš išdavimą

Atidarykite rezervaciją ir patikrinkite priskirtą automobilį, nuomos datas, kliento ir vairuotojo duomenis, nuomos prekes bei draudimą. Peržiūrėkite mokėjimų ir užstato įrašus pagal organizacijos apmokėjimo tvarką.

Kartu su klientu peržiūrėkite automobilio būklę. Užfiksuokite esamus pažeidimus, prireikus pridėkite aprašymą ir nuotrauką, o jei yra automobilio schema, pažymėkite vietą. Spustelėjus pažeidimo žymeklį arba sąrašo įrašą, paryškinamas atitinkamas įrašas.

Jei naudojate nuomos sutartis ar perdavimo aktus, peržiūrėkite rezervacijos skiltį Dokumentai. Dokumentą galite sukurti prieš išdavimą arba pereiti prie jo kūrimo išdavimo metu, kai yra tinkamas šablonas.

Išdavimo metu

1. Rezervacijoje spustelėkite mygtuką Išdavimas.
2. Įveskite ridą išduodant arba gaukite ją iš prijungto sekiklio. Prieš tęsdami patikrinkite rodmenį.
3. Lauke Degalai / įkrova pasirinkite lygį, su kuriuo automobilis išvyksta: E, ¼, ½, ¾ arba F. Elektromobiliui ši skalė reiškia baterijos įkrovą. Laukas neprivalomas, o dar kartą spustelėjus pasirinktą lygį jis išvalomas.
4. Peržiūrėkite ridos limitą ir papildomo atstumo vieneto kainą. Juos galite pakeisti šiai rezervacijai. Jei rezervacijoje yra neribotos ridos priedas, vietoje šių laukų rodoma Neribota rida.
5. Jei automobiliui taikomas komplektacijos sąrašas, spustelėkite Kitas ir patvirtinkite perduodamus daiktus.
6. Spustelėkite Išduoti, kad išsaugotumėte, arba tęskite į perdavimo dokumentus, jei toliau reikia sukurti dokumentą ar užpildyti išdavimo duomenis. Dokumentų žingsniai aprašyti toliau.

Po išdavimo rezervacija tampa aktyvi. Užfiksuojamas išdavimo laikas, rida, degalų lygis ir darbuotojas. Ridos sąlygos išsaugomos rezervacijoje, todėl vėlesni automobilio ar klasės nustatymų pakeitimai jų nekeičia. Daugiau apie skaičiavimą ir kainodarą skaitykite ridos limitų vadove.

Grąžinimo metu

Atidarykite aktyvią rezervaciją ir spustelėkite mygtuką Priėmimas. Forma prasideda nuo ridos ir degalų, tada pereinama prie automobilio būklės ir kitų aktualių patikrinimų. Tarp žingsnių judėkite mygtukais Kitas ir Atgal.

Užfiksuokite ridą, degalus ir grąžinimo laiką

Įveskite grąžinimo ridą arba gaukite ją iš sekiklio ir peržiūrėkite ridos santrauką. Joje rodomas nuvažiuotas atstumas, įskaičiuota rida ir mokestis už viršijimą, jei toks yra. Atstumo vienetai atitinka organizacijos kilometrų arba mylių nustatymą.

Jei nuoma neterminuota, taip pat patvirtinkite faktinę grąžinimo datą ir laiką. Taip užbaigiamas nuomos laikotarpis ir nustatoma galutinė nuomos suma. Jei galutiniame apskaičiavime rodoma dar mokėtina suma, surinkite ją įprastu mokėjimo būdu.

Lauke Degalai / įkrova pasirinkite lygį, su kuriuo automobilis grįžo. Jei lygis buvo užfiksuotas išduodant, forma jį rodo po skale, o eilutė nusidažo gintaro spalva, kai automobilis grįžo su mažesniu lygiu. Kaip ir išduodant, laukas neprivalomas.

Jei grąžinimo rodmuo mažesnis už išdavimo rodmenį, patikrinkite, ar nėra įvedimo klaidos. Kai pradinis išdavimo rodmuo buvo klaidingas, galite patvirtinti mažesnę grąžinimo ridą ir tęsti. Apskaičiuotas nuvažiuotas atstumas negali būti mažesnis už nulį.

Patikrinkite būklę ir reikalingus darbus

• Žingsnyje Defektai spustelėkite Pridėti defektą, jei yra naujas pažeidimas. Jei yra schema, pažymėkite jo vietą, pridėkite tipą, sunkumą, aprašymą ir prireikus nuotrauką, tada išsaugokite. Įrašas susiejamas su automobiliu ir rezervacija. Ankstesni šios nuomos defektai rodomi atskirai. Jei naujų defektų nėra, spustelėkite Kitas.
• Jei taikomas komplektacijos sąrašas, patikrinkite grąžintus daiktus pagal išdavimo metu išsaugotą sąrašą ir pažymėkite, ko trūksta.
• Žingsnyje Remontai pridėkite darbus, kurių automobiliui reikia prieš kitą nuomą. Kiekvienam įrašui reikia aprašymo, o nuotrauka neprivaloma. Galite pridėti iki 20 darbų arba tęsti be jų. Užbaigus grąžinimą, kiekvienas darbas tampa laukiančia užduotimi, susieta su automobiliu. Jos terminas nustatomas grąžinimo datai, o užduotis matoma automobilių kalendoriuje. Jei užfiksuotą pažeidimą reikia taisyti, pridėkite remonto įrašą.

Užbaikite grąžinimą

Spustelėkite Priimti arba tęskite į perdavimo dokumentus, jei dokumente reikia grąžinimo duomenų. Užfiksuojamas grąžinimo laikas, rida, degalų lygis ir darbuotojas. Rezervacija pažymima kaip užbaigta, o jos suma ir mokėjimų likutis atnaujinami, įtraukiant ridos viršijimą.

Neterminuotos nuomos atveju faktinis grąžinimo laikas taip pat tampa nuomos pabaiga. Rezervacijoje su nustatytomis datomis išlieka rezervuota pabaigos data. Jei dar reikia dokumento duomenų ar parašų, užbaikite juos kitame žingsnyje.

Perdavimo dokumentai ir parašai

Dokumentų žingsniai priklauso nuo šiai rezervacijai naudojamų šablonų ir dokumentų. Jei esamame dokumente reikia išdavimo ar grąžinimo informacijos, atidaroma atitinkama duomenų forma su ką tik įvesta rida. Jei yra šablonas, bet dokumentas dar nesukurtas, jį galite sukurti užfiksavę automobilio perdavimą.

1. Kurdami dokumentą pasirinkite šabloną ir peržiūroje patikrinkite automatiškai užpildytus rezervacijos duomenis.
2. Užpildykite šablono laukus, pavyzdžiui, išdavimo ar grąžinimo informaciją. Pasikartojančioms reikšmėms galite naudoti šablono laukų pasirinkimus. Šablonas su degalų lauku naudoja lygį, kurį pasirinkote išduodami ar priimdami automobilį, todėl išdavimo ir grąžinimo formos jo dar kartą neklausia.
3. Užfiksuokite darbuotojo ir kliento parašus, kai jų reikia šablone. Klientas gali pasirašyti dabartiniame įrenginyje arba nuotoliniu būdu, gavęs prašymą el. paštu, nukopijuotą nuorodą ar dokumentą suporuotoje aptarnavimo planšetėje. Jei parašo nereikia, pasirinkite jį praleisti.
4. Išsaugokite dokumentą arba perdavimo etapo duomenis. Šablonai su atskirais išdavimo ir grąžinimo parašais leidžia juos surinkti atitinkamu metu.

Išdavimas ar grąžinimas išsaugomas prieš atidarant dokumento formą. Skiltyje Dokumentai patikrinkite likusius laukus ir parašų būseną, net jei rezervacija jau aktyvi ar užbaigta. Čia galite peržiūrėti dokumentą, atsisiųsti PDF ir išsiųsti jį klientui.

Po grąžinimo

Rezervacijos puslapyje, prie išdavimo ir grąžinimo duomenų, Degalai / įkrova rodoma procentais abiem perdavimams arba Neužfiksuota, jei laukas paliktas tuščias. Kai automobilis grįžo su mažesniu lygiu, nei išvyko, kortelėje nurodoma, kokios bako dalies trūksta. Nomora už tai mokesčio automatiškai neprideda: jei to reikalauja jūsų sąlygos, pridėkite mokestį prie rezervacijos.

Peržiūrėkite galutinį rezervacijos likutį, įskaitant nuomos sumą, ridos viršijimą ir kitus užregistruotus mokesčius. Surinkite likusius mokėjimus ir sutvarkykite užstato likutį pagal savo tvarką. Užbaigta rezervacija žymi nuomos būseną. Mokėjimų įrašuose patikrinkite, ar atsiskaityta.

Patikrinkite remonto užduotis automobilių kalendoriuje ir užbaikite likusius dokumentus ar parašus. Rezervacijos veiklos istorijoje išsaugomi išdavimo ir grąžinimo veiksmai. Užbaigus nuomą, iš rezervacijos taip pat galite išsiųsti prašymą palikti atsiliepimą.

Jei komandai ar servisui reikia automatinės grąžinimo santraukos, nustatykite laiškus po grąžinimo. Tai neprivalomi vidiniai pranešimai su atskirais santraukų ir remonto gavėjų sąrašais.

Pataisykite ridos ar degalų rodmenį

Užfiksuotą išdavimo ar grąžinimo ridą redaguokite rezervacijos puslapyje. Pataisius rodmenį, perskaičiuojamas mokestis už viršytą ridą. Ten pat galite pakeisti bet kurio perdavimo Degalai / įkrova lygį arba įrašyti praleistą. Jau užpildytas dokumentas išlaiko turėtą lygį. Kad jame atsirastų pataisymas, sugeneruokite dokumentą iš naujo skiltyje Dokumentai. Jau pasirašyta išdavimo ar grąžinimo dalis išlaiko lygį, su kuriuo buvo pasirašyta. Rezervacijos ridos sąlygas taip pat galite pakeisti redaguodami limitą, įskaitant po grąžinimo. Daugiau skaitykite apie ridos limitus ir neribotos ridos priedą.

Neprivalomi nustatymai

• Automobilių apžiūros: fotografuokite automobilį išduodant ir grąžinant, peržiūrėkite pažeidimus ir bendrinkite būklės ataskaitas.
• Komplektacijos sąrašai: sukurkite daiktų sąrašus automobilių klasėms ir palyginkite perduotą bei grąžintą įrangą.
• Laiškai po grąžinimo: pasirinkite darbuotojus ar paslaugų partnerius, kurie gaus grąžinimo santraukas ir remonto pranešimus.